データの所在が不明な状態のリスク
「あのデータがどこにあるか分からない」「担当者が退職してデータの在りかが不明になった」——データの所在が把握できていない状態は、業務効率の低下・データ損失リスク・コンプライアンスリスクをもたらします。
データ棚卸しの進め方
ステップ1「収集」：各部門のデータ担当者に、管理しているデータの一覧を提出してもらいます。フォーマットはシンプルなスプレッドシートで十分です。ステップ2「整理」：収集した情報を統合し、重複・漏れを確認します。データの種類・格納場所・形式・件数・更新頻度・担当者を一覧化します。
棚卸し後の活用
棚卸しの結果を「データインベントリ（目録）」として文書化し、関係者がアクセスできる場所に保管します。棚卸しは一度やれば終わりではなく、年1〜2回の更新が必要です。新しいシステム導入・業務変更時にも棚卸しを更新するルールを設けることで、常に最新の状態を維持できます。