Excelが増え続ける構造
「Excelファイルがどこにあるか分からない」「同じようなデータが複数のファイルにある」「ファイル名に日付がついて無数に存在する」——これらは多くの組織で起きているExcelの増殖問題です。この問題は、意識の問題ではなく、構造的な原因から生まれます。
構造的問題の正体
Excelが増え続ける主な原因は3つです。第一に「共有の仕組みがない」こと。データを共有する適切な場所がないため、各自がExcelをコピーして使います。第二に「変更履歴の管理がない」ことで、既存ファイルを編集すると元のデータが消えるため、バックアップとして新しいファイルを作ります。
第三に「業務プロセスがExcelに依存している」ことです。Excelを使うことが前提のプロセスが固定化されると、Excelをなくすことが難しくなります。
解決のアプローチ
根本的な解決には、データを保存・共有するための適切な仕組みの構築が必要です。短期的にはクラウドストレージでのファイル管理ルールの整備、中長期的にはデータベースやデータ基盤への移行が解決策です。
ただし、移行を急ぎすぎると現場の混乱を招きます。現場の業務フローを理解した上で、段階的に移行計画を立てることが重要です。