クラウドデータ管理の普及
Google WorkspaceやMicrosoft 365などのクラウドツールの普及により、多くの企業がデータをクラウドで管理するようになっています。クラウドデータの管理には、オンプレミスとは異なるベストプラクティスがあります。
クラウドデータ管理のポイント
①フォルダ構造の設計：誰でも分かる体系的なフォルダ構造を設計し、全員が同じ場所に保存するルールを設けます。②命名規則の統一：ファイル名の命名規則を統一し、内容・日付・バージョンが分かるようにします。③アクセス権限の管理：クラウドストレージの共有設定を定期的にレビューし、不要な共有を解除します。④バックアップの確認：クラウドサービスのバックアップ機能の仕様を確認し、重要データの保護を確認します。
シャドーITの管理
承認されていないクラウドツール（個人のGoogleドライブ・Dropbox等）に業務データが保存されていないかを確認します。シャドーITは情報漏洩・データ散在のリスクになります。