データ保存ポリシーの重要性

「いつのデータを・どこに・どの形式で・どのくらいの期間保存するか」を定めたデータ保存ポリシーは、事業継続・コンプライアンス・コスト管理の観点から重要です。ポリシーなくデータを保存し続けると、ストレージコストの増大・セキュリティリスクの拡大・法的要件への非準拠が起きます。

保存ポリシーの設計要素

①保存期間：法的要件（会計記録は7年など）・業務的な必要性に基づいて、データ種別ごとの保存期間を定めます。②保存場所：コスト・アクセス頻度・セキュリティ要件に応じて、高速ストレージ・低コストストレージ・テープアーカイブなどを使い分けます。③バックアップ頻度：データの重要性に応じて、バックアップの頻度（リアルタイム・日次・週次）を設定します。④廃棄方法：保存期間終了後の安全な廃棄方法を定めます（物理破壊・暗号化消去等）。

ポリシーの運用管理

保存ポリシーは作成して終わりではなく、定期的なレビューと実際の遵守状況の確認が必要です。ポリシーに反した長期保存や早期廃棄が起きていないかを確認します。