「とりあえず残す」が積み重なると
ストレージが安価になり、データは「とりあえず全部残す」が当たり前になりました。しかし不要なデータが積み重なると、検索性が落ち、どれが現役の情報か分からなくなり、かえって活用の妨げになります。
データにも、用途に応じた賞味期限があるという発想が必要です。
データを役割で分けて考える
- 現役データ 日常的に参照・更新される、すぐ使える状態に保つべきデータ。
- 保管データ 頻繁には使わないが、法令や監査のため一定期間保持するデータ。
- 廃棄候補 役割を終え、保持義務もないデータ。
この区分を意識するだけで、「どこに何があるか」の見通しが大きく改善します。
棚卸しを年中行事にする
データの見直しは、一度やって終わりではありません。年に一度、不要なデータや古い定義を棚卸しする機会を業務の年間スケジュールに組み込むことで、データ環境を健全に保てます。保持期間のルールを文書化しておくと、判断のたびに迷わずに済みます。