人事データは最も機密性の高いデータ

給与・評価・健康情報・家族情報など、人事データは従業員の個人情報の中でも特に機密性が高いものを含みます。人事データのガバナンスは、プライバシー保護・労働法・個人情報保護法などの複数の法的要件を考慮する必要があります。

人事データガバナンスの法的要件

①目的外利用の禁止：採用・評価・給与計算などの人事目的以外にデータを使用してはなりません。②要配慮個人情報の取り扱い：健康情報・病歴・障害情報は「要配慮個人情報」として、より厳格な管理が必要です。③従業員への通知：どのようなデータを・何のために・どう管理するかを従業員に説明する義務があります。④アクセス制限：人事データへのアクセスは、業務上の必要性がある担当者のみに厳格に制限します。

実務での対応ポイント

人事システムのアクセス権限を定期的に見直し、退職者・異動者のアクセスを速やかに剥奪することが重要です。また、人事データを分析目的で活用する場合は、個人を特定できない形（匿名化・集計値）に加工してから利用することが基本です。